Bagi anda yang ingin mengadakan rapat tetapi terkendala masalah waktu dan kondisi yang tidak memungkinkan untuk dilakukan sesuai jadwal, maka mau tidak mau anda harus membuat surat perubahan jadwal rapat untuk para peserta sebagai follow up agar tidak salah menerima informasi rapat yang ternyata berubah.
Sebagaimana yang kita ketahui bersama dimana dalam kegiatan bisnis atau organisasi, perubahan jadwal yang tidak terduga kadang bisa terjadi dan tidak bisa dihindari dimana penyebab perubahan jadwal bisa disebabkan oleh banyak faktor mulai dari ketersediaan sarana dan prasarana rapat, ketersediaan atasan atau peserta rapat, dan beberapa kondisi urgent lainnya yang mana jadwal harus mengikuti perubahan tersebut.
Ketika membuat surat informasi rapat, maka sudah pastinya para peserta rapat penerima surat tersebut telah menyimpan jadwal tersebut untuk dihadiri. Dan ketika ada perubahan rapat karena suatu kondisi, maka sudah sewajibnya untuk mengirimkan surat follow up perubahan rapat agar para peserta bisa mereschedule jadwal dan menghadiri jadwal yang sudah dirubah tersebut.
Pada umumnya, surat perubahan rapat dimulai dengan kata pengantar yang mencakup informasi dasar, seperti judul rapat, tanggal dan waktu asli rapat yang telah dijadwalkan, serta tujuan utama dari surat tersebut.
Kemudian selanjutnya, surat ini menjelaskan alasan di balik perubahan jadwal dan memberikan rincian yang jelas tentang jadwal baru rapat, termasuk tanggal, waktu, tempat, dan agenda yang telah diperbarui. Dengan begitu, surat perubahan jadwal rapat membantu memastikan bahwa semua peserta memiliki informasi yang diperlukan untuk mengatur kembali jadwal mereka dan memastikan kehadiran mereka pada rapat yang direncanakan ulang.
Jadi bisa disimpulkan surat ini merupakan salah satu sarana untuk memberitahukan sebuah informasi kepada perorangan, kelompok, organisasi, maupun instansi. Walaupun saat kini media digital dianggap lebih praktis dan simpel, namun masih banyak perusahaan atau kantor yang masih menggunakan surat sebagai bentuk formalitas dan legalitas.
Cara Membuat Surat Perubahan Jadwal Rapat
Pada prinsipnya surat perubahan jadwal rapat ini sama seperti ketika anda menulis surat undangan rapat. Tetapi yang membedakan adalah adanya informasi mengenai tanggal dan jam meeting yang baru. Sekaligus sebagai tambahan, anda juga bisa menanyakan ketersediaan mereka dalam mengikuti perubahan rapat.
Contoh Surat Perubahan Jadwal Rapat
Bagi anda yang bingung cara membuat surat perubahan jadwal rapat ini, maka berikut beberapa contohnya yang bisa anda simak dibawah ini.
Sekian informasi surat perubahan jadwal rapat untuk para peserta yang bisa menjadi referensi anda untuk anda gunakan sesuai dengan kebutuhan dan peruntukannya. Semoga berguna dan bermanfaat.
